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作为CEO,开会应准时

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作为CEO,自己预定的会议一定要准时参加。万一无法准时出席呢?当你意识到即将迟到时,必须第一时间通知所有与会人员,让大家有充分的准备。这不仅仅是基本的社交礼仪,更重要的,它还能最大限度地减少大家的时间浪费,同时还能树立良好的个人品牌。

想象一下这种情况:与会人员上周收到通知,今天上午10点要开会。为了按时参加会议,他停下手上正在进行的工作,提起5分钟到会议室来。可你没有准时过来,会议无法开始,他们又不能离开,担心刚离开你就过来了。

要知道,所有的与会人员为了参加你预定的会议,他们中断自己手上的工作,他们停下的每一分钟都是你从他们身上偷走的一分钟生产力。 这不仅关乎到彼此的尊重,还关乎到生产力和形象问题。 如果对方是客户、投资者或候选人,我很难相信他们会选择与你合作;如果对方是你的员工,即便口里不说,心里肯定少不了抱怨。所以,还是不要浪费他人的时间,这里没有赢家,只有双输。

所有的事情都必须准时吗?理想与生活往往是有差距的。会议之前的某个重要通话可能会比预计的时间长;会议之前的另外一个会议可能会拖堂;有时候,交通堵塞也出来给添乱;有时候,即使精心策划,也难保万无一失。这就是生活,没关系,我们不必对太过于苛求完美。

只有当你意识到自己会迟到时,及时通知所有人,这才是至关重要的。记住,不是在会议开始之后再通知大家,而是在开会前,当你意识到自己会迟到的第一时间。理想情况下,在大家还没有中断自己的当前工作而准备参加你的会议之前,你就告诉他们你会迟到(或者推迟会议),这样就不会浪费大家的时间。

除了准时,你还必须进入状态。 “进入状态”意味在会议之前,你对会议主题做了精心准备,材料也准备好了。在“进入状态”之前,可能还需要几分钟热身――准备会议,研究主题,同与会者聊会儿,在两个连续的会议之间去趟洗手间,茶歇或吃点心等等。    

以上都需要时间。因此,对于外部会议,我建议你计划提前15分钟到达;对于内部会议,在会议之前先预热即将讨论的主题;在预定会议时,如果有连续的会议,设置一定的缓冲时间,两个会议之间至少相隔 5 ~ 10分钟。

方便起见,我建议会议的时间设置为25或50分钟(Google日历还有自动设置),这样就有了5 ~10分钟的缓冲。

在会议中,经常有CEO犯这样错误:不停检查是否有新的邮件、短信等。 即使检查操作不过一两秒钟,他们也无法摆脱“在线”状态。要知道,这不仅不尊重与会者,而且还违背了会议的目的(即同与会者讨论问题)。 在会议上发送消息,意味着相对而言,会议并不重要。 此外,它也为整个公司带来了一个坏榜样,大家争相效仿之后,想纠正就很难了。

在每次会议期间,将手机放在口袋里或屏幕朝下,这将有助于专注会议。让你的员工充分发挥他们的能力吧,不要浪费大家的时间。




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